6 věcí, na které nezapomínat při psaní e-mailů

Pošlete mi mailem ty odkazy, o kterých jste mluvil, pane učiteli? Pane učiteli, pošlete mi prosím učivo na tento týden pro nemocnou dceru. Pošlete nám objednávku ještě e-mailem.

Bez e-mailů dnes nevyřídíte nic. Maily (naštěstí) napevno zakotvily v komunikaci učitele s žákem (jinak bych se ze všech těch papírů asi zbláznil). E-maily od kantorů vyžadují rodiče, aby se dozvěděli o svých ratolestech. Zavináčovou adresu dnes po vás chce téměř každý, s kým jednáte nebo se vůbec setkáte.

S trochou nadsázky s úsměvem prohlašuji, že každé druhé podání ruky vede k pozdější výměně e-mailů. Schválně, zkuste si to spočítat.

A to už nemluvím o tom, kolik % našich žáků bude v životě tuto dovednost (buďme moderní, kompetenci) potřebovat v životě. (Vyjdeme-li z výzkumů v USA, potom více než 60 % z nich – denně.) A mnozí z nich budou navíc e-maily využívat k daleko důležitějším věcem, než jen k informacím typu: Do konce týdne procvičujte ... V zeměpisu potom od strany ... do ... Objednávám ... Urguji vyřízení objednávky ... Někdy už je toho tolik v týdnu, že má člověk chuť smazat všechny kontakty z adresáře a vrátit se zpátky na strom.

Podle odhadů prestižní skupiny Radicati Group, Inc. běhá na internetu nějakých 210 miliard e-mailů denně. Tento objem se má do roku 2012 téměř zdvojnásobit. Kolik z těchto e-mailů budete muset řešit vy? Kolik z nich naši žáci?

Samé příjemné zprávy, že?

I když vám předchozí statistiky nemusí imponovat, i když zrovna neučíte informatiku (třebaže já o psaní e-mailů učil v češtině), rozhodně se vyplatí zastavit se a zamyslet se nad tím, jak my, kantoři, píšeme zprávy. Způsob, jakým komunikujeme prostřednictvím elektronické pošty, totiž může byť jen ve velmi malé míře, ovlivnit budoucnost našich žáků. Návyky z dětství se přece odstraňují těžko.

Než stisknete tlačítko "odeslat", zkuste se podívat, jestli jste nezapomněli na těchto několik bodů.

1. Odolejte tlačítku: POSLAT VŠEM

Tvůrce tlačítka „Poslat všem" by zasloužil nějaký demonstrativní trest. Jedno jediné kliknutí a schránky vašich kontaktů spamují naprosto zbytečné informace.

I já na to s žáky narazil. Chvíli jim sice trvalo, než všichni pochopili, že se jim nevyplatí posílat mi naivní „vtípky" a „legrácky". Stačilo demonstrativně umístit pár adres do „odmítnutých odesílatelů" – naživo, přes dataprojektor, což vedlo k tomu, že mi musejí nosit práce na papíře do školy. A byl klid.

Než odešlete e-mail, podívejte se, jestli jste vybrali přesně ty příjemce, kteří mají zprávu dostat – a nikoho jiného navíc.

„Odpovědět všem" se někdy hodí ...

Pozor! Nepleťte si „Poslat všem" s „Odpovědět všem". Na rozdíl od prvního tlačítka, které využijete jednou, maximálně pak dvakrát v životě, to druhé často patří mezi častěji používané.

2. „CCC" a „BCC"

Samozřejmě že se neobejdete bez odesílání „hromadných" e-mailů. Před tím, než podobný mail pošlete, zkuste projít řádek „Komu" a nechat v něm jen ty nejdůležitější příjemce (rozumějte „toho" nejdůležitějšího).

Ostatní adresy patří do řádku „kopie", nebo přímo do „skryté kopie". Není potřeba nabízet spambotům lacinou kořist. Snažte se udělat všechno, abyste ochránili soukromí svých kontaktů. Uvidíte, jednou si bude někdo všímat i vašeho soukromí.

(Pokud odesíláte maily více uživatelům pomocí funkce hromadná korespondence, bod druhý neřešte. V praxi jsem se ale nesetkal s učiteli, kteří by měli sestavené seznamy žáků s nadefinovanými adresami – přestože to vůbec není špatné.)

3. PŘEDMĚT: Nejdůležitější součást e-mailu

Pokud se vám podaří přesvědčit žáky, že předmět e-mailu není jen řádek textu navíc, máte z poloviny vyhráno. Po roce „důsledného vychovávání" se mi to daří u zhruba 70 % svěřenců. To považuji za úspěch, v prvopočátcích psali předmět zprávy pouze dva žáci. Asi se někde v procesu výuky vyskytla chyba.

„Přečtu si předmět a přesně vím, proč jsi e-mail poslal."

Při pohledu na předmět zprávy by měl mít člověk okamžitě jasno. Proto se vyplatí již do předmětu shrnout obsah zprávy. A chcete-li, aby váš e-mail vyčníval z řady těch ostatních, existuje jednoduchý recept: napsat hlavní účel e-mailu VELKÝM PÍSMEM.

Ve výsledku by mohl předmět vypadat nějak takto:

- PROSBA: pošlete příspěvek do sborníku
- POMOC: potřebuji zformátovat hard-disk
- UPOZORNĚNÍ: zítra vyprší termín pro odevzdání slohové práce
- OBJEDNÁVKA: 20 tisíc mil pod mořem 24.11.2008
- DÍKY za pomoc, fotky dorazily.

(O verzálkách v mailu se tvrdí, že působí, jako kdyby člověk na příjemce křičel. To platí o textu zprávy, nikoli o předmětu.

Zkuste schválně několik žáků požádat, aby vám e-mail s takto zformátovaným předmětem poslali. Těm ostatním neříkejte nic. Uvidíte, jak budou jejich e-maily ve schránce vyčnívat.)

Napsaný předmět nepomůže „jen" vám – pomůže také příjemci. Stávající spamfiltry na poštovních serverech často zprávu bez předmětu zařadí automaticky mezi „spam". Často se k tomu přidá i druhý důvod: velmi „podivně" vypadající adresy odesílatelů – „n.a.s.ic.h._z.a.k.u.0091"@etc.

4. Krátce – stručně – výstižně

Upovídané e-maily dnes vyšly z módy. Nejsme sice „typičtí kancelářští" pracovníci, kteří dostávají v průměru nějakých 140 e-mailů denně, ale nikoho nepotěší prokousávat se rozvláčným textem o ničem.
Před tím, než mail odešlete, ujistěte se, že jej příjemce může přečíst celý bez použití kolečka myši.

Vysvětlete mi to jako malému děcku...

Pamatujete si tu scénu ve filmu Philadelphia? Jak Denzel Washington požaduje po Tomovi Hanksovi (a jiných klientech), aby mu svůj problém vysvětlili?

"Vysvětlete mi to jako malému děcku. Jsem asi pomalejší, protože jedné věci nerozumím: Neměl jste povinnost ..." (Philadelphia, 1993)

Vysvětlujte své požadavky jako malému děcku – a uvidíte, kolik úkolů a problémů se vám jakoby mávnutím kouzelného koutku samo vyřeší.

Otázku umístěte jen do předmětu

Snažíte-li se e-mailem získat odpověď na jednu jedinou otázku, proč ji nenapsat jen do Předmětu?
Lidé stejně nejprve svou schránku „proskenují", vytřídí spam a teprve potom čtou jeden mail po druhém.

Taková otázka zaujme hned na první pohled – a člověk okamžitě odpoví. A o to raději, pokud se za otazníkem objeví text (-konec e-mailu). Jeden řádek, jeden mail. No není to krásné? (Nemůžeme sice použít onu krásnou zkratku EOM (neboli „end of message"), ale i krásné české sdělení funguje.)

Jeden mail – jedno téma

Pokud používáte mail pro řešení komplexnějších záležitostí, asi by se vyplatilo nemíchat do jednoho e-mailu různá témata.

Například minulý týden mi od holandského kolegy přišel mail, z něhož jedna třetina měla být přeposlána jiným osobám, jedna třetina obsahovala několik úkolů, a konečně v poslední třetině zjišťoval soukromé záležitosti.
Jistě, je to jeden e-mail z mnoha, ale stejně mě „rozhodil". Vzhledem k tomu, že lidé

5. KDO mi píše – CO po mě chce

Snažte se být struční, na první pohled až nezdravě.
Je-li to možné, snažte se „podružné" nebo doplňující informace umísťovat do příloh. A naučte to své žáky.
Nemusíte přece číst celou slohovou práci v hlavním textu mailu. V textu mailu většinou nemůžete provádět opravy tak, aby si jich autor textu všiml.

Jak to žáky naučit? Stačí pár podobných mailů vrátit s komentářem

„Dobrý den, XYZ,
je mi líto, toto opravdu opravovat nebudu. Pravidla jsou pro všechny stejná. Pošli mi text jako přílohu.
Přeji hezký den,
L.B."

(Podobná odpověď vám zabere o nic víc času (Ctrl+C, Ctrl+V), než text kopírovat, ukládat do Wordu a teprve potom opravovat. Zejména máte-li ji uloženou jako šablonu mailu, stačí kliknout o jednou navíc a už to běží. Navíc si uvědomte, investujete přece do – nejen – své budoucnosti.)

Žádost musí být vidět na první pohled.

Obsahuje-li text mailu žádost, musí být v textu jasně vidět – třeba tím, že ji přímo napíšete. Spousta lidí chodí okolo horké kaše, prosí, omlouvají se, přesvědčují – a příjemce aby v e-mailu četl mezi řádky, co tím chce autor říct.
Mám pro vás špatnou zprávu: většina lidí na to nemá čas. A minimálně polovinu z nich tyto e-maily deptají. Napište jasně, co chcete, aby člověk po přečtení zprávy udělal. Potom bude každý příjemce okamžitě řešit váš problém, a ne zdlouhavě přemýšlet nad tím, co že to má vlastně řešit.

Stačí jasná formulace: „Pošli mi do ... opravenou slohovou práci. (pozdrav)" A je to. (A nebojte se, že byste působili nezdvořile: většinu lidí to ani nenapadne. Každý se bude snažit, aby měl váš úkol co nejdříve z krku.)

6. Formátujte text e-mailu

V době, kdy vzhled a design hrají obrovskou roli v přijetí výrobku nebo hlavní myšlenky, není nic horšího než působit odpudivě. Jaký mail považuji za odpudivý?

• Mail, kde splývá oslovení s textem a pozdravem.
• Mail, kde není jasný seznam úkolů.
• Mail, kdy si autor vylívá své emoce a vůbec neuvažuje nad tím, že i já mám nějakou práci.
• Mail, který jasně nezadává úkol.
• Mail, který ....

Tak bych mohl pokračovat hodně dlouho. Divili byste se, kolik takových e-mailů mi během týdne přistane ve schránce. Přitom je to tak jednoduché.

Pokud píšete mail v Outlooku nebo v jiném poštovním klientu, můžete text zprávy bez problémů formátovat jako text ve Wordu.

Úkoly pod sebe nasázejte pomocí odrážek. Klávesa „enter" není *jen* záležitostí textových dokumentů. Snažte se, aby každý z odstavců oddělovala výrazná mezera (pokud už tedy musí váš mail odstavce obsahovat).

Píšete-li mail v prohlížeči přes webové rozhraní (webmail jako např. Seznam, Centrum, Gmail nebo Windows Live Mail), a tato možnost jednoduchého formátování se vám nenabízí (což by byl opravdu zázrak), jděte na to kreativně.

Povzpomínejte na starou dobrou T602 nebo psací stroj, oprašte klávesu TAB a vrhnete se na odrážky pomocí hvězdiček, závorek, $, – a jiných kouzelných symbolů.

Připomenutí: E-mail podepište

Nevím, nakolik se to stává vám, ale přibližně 40 % mých žáků zásadně nepodepisuje e-maily. Netuším proč. Asi očekávají, že si budu pamatovat přibližně 60 až 70 e-mailů typu Do.Ti.092@ ...

Zde zatím mé „výchovné" praktiky selhávají. Když už napíší „pěkně" vypadající mail, vytvoří výstižný předmět, vloží text do přílohy a/nebo požádají/zadají/upozorní, nemám to srdce jim e-mail vrátit s nějakým ironickým komentářem.

Spíš je jen upozorňuji – asi tak, jak teď Vás, že víceméně každý e-mailový klient nebo schránka na internetu vám umožní nastavit si vložení automatického podpisu – a to i s celou adresou, je-li třeba.

Tolik na téma e-mail. Budete-li chtít, můžete si stáhnout starší prezentaci, na níž jsem žákům-sedmákům tyto zásady vysvětloval.

(Článek vznikl pro portál Moderní učitel, kde si můžete stáhnout i zmíněnou prezentaci.)

linkuj.cz vybrali.sme.sk