Dlouhodobější plánování aneb kde to většinou tak trochu skřípe

Systému gtd se často vytýká, že se soustředí jakoby „odspodu", především na dělání úkolu, a příliš neřeší, jaké výsledky práce dlouhodoběji ovlivňují život člověka. David Allen se asi nechce příliš pouštět do souboje s „velikánem" osobního rozvoje 80. let, knihou Stephena Coveye 7 návyků. (V češtině vyšel dvojí překlad, první verze s ne úplně šťastným názvem 7 návyků vůdčích osobností. Další odkaz směřuje k blogerovi hlava.net, který jednotlivé návyky na svém blogu stručně, ale výstižně shrnul.)

Ve výsledku potom Allen věnuje cílům života jednu, ve srovnání s ostatními krátkou kapitolu. Myšlení o prioritách člověka dělí do 6 vrstev pomocí metafory výškoměru, od Runwaye pro každodenní činnosti až po hladinu 50.000 stop pro celý život člověka. (V článku na wikipedii najdete jen o trochu méně informací k tomuto tématu než v celé knize.)

Jenomže aby člověk neskončil u dělání všeho, co jej napadne, musí mít alespoň mlhavou představu o tom, kam směřuje. Zde může alespoň trochu pomoci hodně upovídaný Covey. Než se člověk pustí do plánování delších úseků (v mém případě třeba od týdne dál), měl by mít alespoň trochu jasno v tom, jaké role ve svém životě zastává. V ideálním případě neuškodí, aby se všem těmto rolím se v nadcházejícím týdnu alespoň trochu věnoval.

Pro týdenní plánování se nejlépe hodí okamžik těsně po zhodnocení. Člověk má dosud plnou hlavu nejdůležitějších informací. Uvědomuje si, který úkol dlouho stál, který se musí brzy dokončit a třeba narazil na něco, co by se mohlo uvést do života.

Vytvořte si seznam prioritních úkolů

Na začátku si vytvořím seznam náročnějších, prioritních úkolů (většinou se jedná o projekty), které bych v dalším týdnu zrealizovat. (Samozřejmě brainstorming probíhá do podoby myšlenkové mapy, bez těch si už život nedovedu představit.)

Jaké „náročnější úkoly" může obyčejný učitel jako já realizovat? Např. příprava nového (nebo úprava stávajícího) studijního materiálu pro žáky, rozjetí nějakého projektu s žáky, vytvoření textů na blog, víkend s rodinou nerušený prací nebo v nadcházejícím týdnu příprava materiálů pro květnovou konferenci ve spolupráci s holandským kolegou. A k tomu třeba drobnější úkoly na přípravě almanachu ke 125. výročí založení školy.

Díky záplavě každodenních drobností a podružností by se mohly tyto „velké věci" odsunout na vedlejší kolej jen proto, že zrovna v tomto okamžiku nehoří.

Díky myšlenkové mapě, jejíž jednotlivé větve označují právě role, si pojistím, abych nezapomněl na nejdůležitější věci v životě.

Vyberte 3 nejdůležitější

Nebo 2-4. Nebo 2-5. Ale rozhodně by se člověk neměl ukvapovat. Uklidňující dojem z toho, že si něco zapíšu dolů je totiž dvojsečný. Jakmile se přede mnou na papíře objeví seznam, mozek se chce často přepnout do role „všechno vím, všechno znám a díky tomu všechno zvládnu." Raději se držím při zemi a v neděli začínám s málem. Až úkoly zvládnu, klidně přidám během týdne další, od toho mám seznam. A určitě neuškodí, aby jedním z těchto prioritních úkolů byly záležitosti spadající do oblasti rodiny.

Prioritní úkoly si potom stručně, ale výrazně napíši do horní části stránky kalendáře, abych je měl při plánování dne kdykoliv po ruce.

Rozložte úkoly do plánu příštího týdne

Ano, ano, na tomto místě se velmi rozcházím s myšlenkou gtd Davida Allena, že kalendář by měl sloužit jen pro časově vázané události. Přiznávám se, že mi v některých okamžicích intuitivní systém (pracuji podle kontextu, času, vyčerpání atp.) dalších kroků příliš neimponuje – zejména valí-li se další a další úkoly a nápady. Z toho důvodu jsem si během plánování týdne zvykl vyhradit čas pro prioritní úkoly přímo do kalendáře. Staly se tak závaznou „schůzkou" a je to.

Pravdou je, že s malými dětmi člověk neví, kdy a kolik bude mít zrovna času. Proto se tyto úkoly objevují nejčastěji v dobách, kdy vím, že mě nikdo nebude rušit. (Např. brainstorming a vytvoření struktury tohoto článek proběhly v pondělí mezi 22.00 – 23.30, článek vzniká od 4.45 – (doufám do) 6.00).

Díky tomu mi v průběhu rána a odpoledne zbývá dostatek času věnovat se i nově se objevivším povinnostem.

Velmi jednoduchý výše popsaný postup nezajistí, že dělám úplně všechny úkoly. Díky tomu, že si člověk uvědomí i třeba své „postavení", věnuje se i úkolům, které považuje z hlediska svého života za důležité a nepropadá okamžiku nadšení, jakmile se něco objeví (nebo pocitu nutnosti, když začne něco hořet). Drobnější úkoly sice musí být splněny, ale rozhodně po nich nepřichází patřičné uspokojení. Tedy alespoň já ve vyplňování kolonek jakéhosi 4stránkového formuláře nic „uspokojivého" nevidím. Jen to, že musel být do pondělka hotov.

Odkud jsem se učil?

Leo Babauta. Big Rocks First: Double Your Productivity This Week
David Allen. Getting Things Done.
Stephen Covey. 7 návyků.

linkuj.cz vybrali.sme.sk