E-maily mě netrápí ... aneb na poštu s gtd

Nedávno jsem chvíli pozoroval člověka, který se přehraboval v odpadkovém koši. Každý předmět nejprve pečlivě prohlédl. Z kelímeku z McDonaldu rychle vyssál poslední zbytky koktejlu, rohlík strčil do kapsy, staré noviny do igelitové tašky. Hotovo. A vítězoslavně odkráčel. Během dvou minut měl zhodnocený celý obsah koše.

Vzhledem k tomu, že dnešní internetovou poštu vlastně ovládají spammeři (ať již záměrní nebo nezáměrní "přeposílači"), ilustruje případ s odpadkovým košem velmi výstižně každodenní boj s e-mailem. Onen člověk vlastně neuvěřitelně rychle a především v praxi ukázal to, jak se hodnotí informace a nápady, neboli „stuff" v definici Davida Allena.

Jak vypadá moje e-mailová taktika?

Krok č. 1: Stahovat e-mail v předem určených blocích

Naštěstí nedostávám více než 50 e-mailů denně. Proto si mohu dovolit držet se Parkinsonova pravidla o tom, že práce vezme přesně tolik času, kolik si na ni vyhradím. Každý nechť si upraví čas pro e-mail, jak je mu libo. Mně vyhovuje stahovat e-mail dvakrát za den: hned brzy ráno (mimochodem vstávám denně ve 4.00) a poté, co se vrátím ze školy a chvíli se pohraji s trpaslíky. Celkem nevěnuji e-mailu více než 2 hodiny denně (včetně kratších úkolů, které z e-mailů vyplývají). (Můžu si to dovolit, vždyť pošty naštěstí moc nemám.)

Krok č. 2: Zlikvidovat spam

Nevím, jak se cítil člověk u popelnice. Ovšem když stahuji poštu, často si jako u odpadkového koše připadám. Vzhledem k tomu, že jedna z mých e-mailových adres slouží i pro komunikaci se žáky, spam mě občas zaplaví. Ne že bych žáky dopředu nevaroval: „Kdo mi přepošle nějaké legrácky, ten jde automaticky do blokovaných odesilatelů."

Varoval. Jenže si občas nechávám posílat domácí úkoly, takže je v podstatě zablokovat nemůžu. (Ale neříkejte jim to prosím, nebo mě čeká spam-koupel, na kterou dlouho nezapomenu.) Než zbytečně prskat, to si raději vytvořím efektivní systém, jak se s poštou vypořádat. Zcela při smyslech ale prohlašuji, že tomu, kdo vynalezl tlačítko „Send to All", bych uřezal obě ruce.

Krok č. 3: Roztřídit zbývající e-maily

V průběhu své adaptace gtd do života jsem si zvykl držet se zásady: nikdy nenechávat nic ve schránce a nikdy do schránky nic nevracet. Vše se musí patřičně zařadit, jinak bude záležitost ve schránce znovu přitahovat pozornost. Člověk se v ní bude neustále přehrabovat a zjišťovat, jestli mu něco neuniklo.

Jaký je další krok?

U každého přišlého e-mailu zazní v hlavě klíčová otázka systému gtd. Naštěstí jsem si většinu žáků vycvičil, jak má znít dobře napsaný předmět e-mailu, takže až na pár výjimek nemusím složitě zjišťovat, co je obsahem zprávy.

Během třídění „použitelné" pošty se snažím přísně dodržovat pravidlo 2 minut. Jedná-li se třeba o zaslání souborů studentům nebo žákům, většinou mám patřičnou složku už zazipovanou z přípravy. Napsat odpověď proto tolik času nevezme. U úkolů s delším časem na zpracování jsem si upravil metodu G. Trapani.

Poštu v Outlooku si dělím do tří hlavních složek.

Action
Sem přistanou všechny e-maily, které vyžadují činnost delší než 2 minuty. Přiznávám bez mučení, že si v této složce třídím poštu ne-gtd stylem: záležitosti, které se vyřeší rychle, označím červeným praporkem. Časově náročnější úkoly (od 2 hodin více) potom dostanou praporek zelený. Příkladem budiž třeba opravy slohových prací žáků. O obou kategoriích si ale dělám poznámku do seznamu Dalších kroků. Jinak bych na ně úplně zapomněl.

On-hold
Do této složky patří všechny e-maily, které obsahují časově vázané informace. Příkladem budiž třeba program návštěvy holandsko-irsko-rakouské delegace v Brně, kterou jsem dostal před 14 dny, a týká se tohoto týdne. Vedle časově vázaných sem patří také zprávy spadající do definice Allenovy „Waiting For", tedy zprávy čekající na nějaké další informace. Po vyřízení se tyto zprávy okamžitě přesunují do poslední složky, přijatá pošta.

Přijatá pošta 2007
Poslední složku mám ještě rozdělenou do několika podložek. Vzhledem k tomu, že jsem přestal používat WindowsSearchBar pro XP (od 30.000 souborů počítač indexoval po spuštění neuvěřitelných 48 minut, a tak se mi hodně zpomaloval), velmi špatně by se mi v poště hledalo. Proto si poštu třídím podle kontextů jako jsou Škola, Pajdák, Dalton apod.

Samozřejmě nepočítám s tím, že by vám těchto několik zcela jasných kroků vyřešilo všem problém se záplavou e-mailů. Každému funguje něco jiného. Tento systém by navíc absolutně nefungoval, kdyby neustále neprobíhala zpětná kontrola v podobě vyčištění Schránky nápadů a procházení a zpracování úkolů na seznamu Dalších kroků. Na konci si dovolím zopakovat základní zásadu: nikdy nenechávám ve schránce (Doručená pošta) žádný e-mail (viz G.T.). Každému e-mailu definitivně přidělím nějakou kategorii. A nejlepší na tom je, že jsem těmto zásadám třídění pošty naučil (přesněji řečeno víceméně donutil) i svoji manželku.

linkuj.cz vybrali.sme.sk