Jak se neutopit v úkolech na jeden den

Jak organizujete svůj den? Pomocí seznamu úkolů, nebo seznamu dalších kroků? Nebo obojí?
Na první pohled se jedná spíše o překladatelský oříšek, než o hlubší problém. A přitom se z hlediska motivace jedná o rozdílný přístup k velmi podobným záležitostem. Nevěříte?

Seznam úkolů

Za seznam úkolů (neboli task list, případně to do list) se v oblasti time-managementu většinou považuje pod sebe napsané kvantum věcí, které jsou potřeba udělat. Logické, snadné a použitelné, milý Watsone. Jenomže s to do listy je potíž. Oplývají velmi nehezkou vlastností – umí přerůst do nesplnitelných, zaplavujících seznamů odrážek. A pro někoho, kdo bojuje s prokrastinací, motivací se k práci nebo třeba jen s časem není nic horšího než vidět, kolik práce ještě čeká.

Další krok

Jistým řešením jsou "Další kroky" (Next Action), o nichž mluví David Allen ve knize Getting Things Done. Allen doporučuje zeptat se u každého úkolu: "Jaký jeden jediný krok mohu udělat, abych tuto věc posunul o kousek blíž ke splnění?" [parafrázuji]

Výsledek? Odpovídám pomocí slovesa, takže výsledkem je nějaká činnost. Udělat toto. Hm, a ještě taky toto a potom udělám toto a ... Když si člověk nedá pozor, skončí velmi pravděpodobně se seznamem "dalších kroků" stejně dlouhým jako u to-do listu. A motivace nebo nálada opět klesají. Jak prosté, milý Watsone.

Tuto potíž samozřejmě nenajdete u jednoduchých úkolů. Setkáte se s ní ale téměř vždy, když si chystáte nějaký delší "projekt". Už během brainstormingu na samém začátku se vám v hlavě vyrojí desítky jednotlivých kroků, z nichž většinu později při plánování práce použijete.

Výsledek? Dlouhý seznam úkolů. Ne každý zvládne poručit svému mozku: teď přemýšlej o té jediné věci, kterou bys mohl udělat, aby se tento úkol ..." Zejména nikoliv během brainstormingu. A situace se zhorší podle toho, kolik "projektů" nebo "projektů v rámci jiných projektů" máte v jednom okamžiku rozjetých.

intermezzo

Například psaní dnešního článku. Z hlediska time-managementu si jednotlivé články vedu jako projekty – se vším všudy. Tedy brainstorming, strukturování textu, psaní textu, kontrola, nahrátí na blog a ještě jedna kontrola.
Proč nepíši texty najednou? Protože je mnohem výhodnější mít několik textů rozepsaných v záloze pro případ, kdyby došla inspirace. Protože ne vždy mám čas věnovat se psaní v jednom kuse, tedy najednou. Protože ne vždy vím, jak chci co napsat. A také třeba proto, že ne vždy se mi chce psát – někdy mě třeba baví jen článek rozmýšlet.

Zkušený autor textů se pousměje. Strávit tolik času přemýšlením nad jasnými kroky! Bohužel, ve škole jsem se tomu neučil, a proto mi tento zvyk nějak chybí. (Nebo, že by mi to, paní učitelky, nějak neutkvělo v paměti?) A na blogu je dnes zatím jen asi 60 delších článků, což není počet, který by mě přesunul do kolonky "spisovatel", a už vůbec ne "zkušený". (Naštěstí většinu z těchto bodů mám v hlavě – tedy až na to nahrátí. Nenapsal jsem si úkol a ejhle, článek v rámci Blog Action Day přišel o den později. David Allen mluví pravdu. Všechno si zapsat!)

Řešení

(Jsem přesvědčen, že řešení někde Allen doporučuje ve své knize, ale bohužel jsem to teď, při psaní, nedokázal v textu najít – a kontexty to úplně přesně nejsou).

Každý delší projekt (např. zavádění portfolia do češtiny – délka 1 školní rok, viz příští článek) si na začátku rozplánuji. Bez toho většina delších záležitostí snad ani nejde zrealizovat. A potom si na zvláštní seznam "Dalších kroků" pro projekty zapisuji jen ty "Jediné další kroky, které..."

Jinými slovy, úkoly projekt si dělím (buď jen v hlavě, nebo přímo napsáním) do kategorií: popis projektu, výstup ... plán úkolů ... další krok. Díky tomu mám ve chvílích váhání nebo při zhodnocení na konci týdne před sebou neustále "checklist", který mi pomáhá udržet hlavu čistou a vede mě za ruku. Bohužel, trochu medvědí službu mi v tomto provádí nová verze ThinkingRocku, kterou nemohu rozchodit tak, jak bych potřeboval. Funkce "sequencing" úkolů v projektu to neřeší.

Vedle toho mám druhý seznam – seznam úkolů (To DO) na určitý den. V něm psaní článku figuruje pouze jako položka "napsat článek". Proč?
Protože kdybych rozdělil do malých kroků úplně všechny úkoly na den, tak se mi seznam nevejde do kapsy. Kdo učíte, víte o čem mluvím.
> Promluvit si s K. – chování. > Mail rodiče D. > Vytisknout prac. listy (4 různé). > Doporučit P. mind42.com. > Okopírovat TK. > Opravit test 8.A. > Zapsat G. DTU. > Napsat článek na blog. > Vrátit knihy. > Koupit...

A v tomto duchu bych mohl pokračovat – stejně jako v každém jiném trochu tvořivějším zaměstnání – donekonečna. Rozdělení si práce do seznamu úkolů na den a seznamu dalších kroků pro projekty, kterým se třeba v tomto dni nebudu věnovat (z důvodů různých, ať už je to čas nebo třeba jen nálada) mi pomáhá udržet tyto záležitosti v chodu i v průběhu týdne, aniž bych musel složitě prohledávat svůj organizér nebo procházet denně všechny rozjeté projekty. Jak udržujete v chodu své delší úkoly vy?

linkuj.cz vybrali.sme.sk