6 základních věcí, které byste měli vědět o GTD

Vzhledem k tomu, že u nás stále ještě nevyšla kniha Davida Allena Getting Things Done (a i paní prodavačky v anglických sekcích mých oblíbených knihkupectví se na mě jen nechápavě dívaly), občas se mne lidé ptají, co gtd znamená. Pro ty nejzvědavější tedy nabízím šest odpovědí na téma: "Co to je to gtd, které máš načmárané na tom ušmudlaném, ohmataném a pomačkaném notýsku v kapse?"

KDO vytvořil metodu Getting Things Done, neboli gtd či GTD?

Time-managementová metoda založená na principu "okamžité činnosti" pochází z dílny amerického kouče (a předtím také třeba učitele karate nebo kouzelníka) Davida Allena. Článek Don't Manage Time, Manage Yourself (1998) představuje Davida Allena-kouče, jehož semináři prošlo přes 150 000 lidí. Zaznívá v něm jak hlavní Allenovo heslo: "You get things off your mind by making progress on them." (volně přeloženo: Aby vás záležitosti přestaly trápit, musíte je řešit), tak i čtvero základních principů:

• organizování pomocí seznamů,
• neustálá kontrola sběrných míst (tzv. schránek, in-boxů),
• pravidlo 2 minut (pokud úkol nevezme více než 2 minuty, udělejte jej hned),
• týdenní zhodnocení.

Kniha Getting Things Done, vydaná v roce 2001, vyvolala obrovský zájem: dosud vyšlo přibližně 0,5 milionu kopií ve 23 jazycích. [CNN: Money] V současnosti bývá její dopad srovnáván s fenomenální knihou Stephena R. Coveye 7 Habits of Highly-Effective People (do češtiny ne zcela přesně přeložené jako 7 návyků vůdčích osobností), která se v té době považovala za bibli produktivity s více než 15 miliony výtisky. Wired Magazine o metodě Davida Allena mluví jako o novém kultu informačního věku, zatímco Time uvažuje nad novou vlnou "obchodního poradenství" .

A kdo je typickým "vyznavačem" gtd?

První velký "buzz" (neboli "šeptaná propaganda") se objevil po vydání knihy v komunitě počítačových "geeků" – programátorů a podivínů oslněných moderními technologiemi. A startér? Nejčastěji se odkazuje k GTD-geekovi jménem Merlin Man na 43folders.com ze San Francisca. Od geeků se pak jako lavina šíří k freelancerům (neboli pracovníkům "na volné noze") v nejrůznějších oborech. Nezastupitelné místo mezi vyznavači gtd mají také profesionální bloggeři, kterým systém organizace umožňuje zvládnout velké množství úkolů. Zajímavost na okraj: Allenovými semináři prošli klienti z firem jako je Microsoft, Lockheed Martin, nebo třeba U.S. Navy (ano, ano, americké námořnictvo).
Shrnutí: Odpověď? Kdokoliv. Každý může z metody využít alespoň něco. Když už nepřevezmete celý systém, zkuste alespoň občas použít pravidlo 2 minut. (Mně osobně teda vyhovuje 3-5 minut. Bude to tím, že coby učitel si v průběhu vyučování ani neškrtnu, a pozdní odpoledne mám o něco volnější.)

CO je to GTD a v čem spočívá?

Gtd je organizovaný a disciplinovaný proces, kterým uspořádáte "stuff", tedy všechno, co se objevuje ve vašem duševním a fyzickém světě. Přestože si "to" uvědomujete, nejste si jistí, kam "to" zařadit, jak se s "tím" vypořádat." (podle Allen, G.T.D. , volně přeloženo, s. 17) Námětem (stuff) může být cokoliv. Nápady a myšlenky, úkoly, témata ke zpracování, cíle, informace, zubní kaz, blikající kontrolka nádrže, prasklá žárovka nebo vybitá baterka v hodinách, povinnosti, prostě všechno, co nutí náš mozek k činnosti. Nemají žádné pevné místo, jen přiletí, totálně vás rozhodí a zase zmizí. Víceméně se na ně nedá připravit, najednou jsou zde a musíte je vyřešit.

KDE se o systému gtd můžu dočíst více?

Vlastně máte dvě možnosti:
A) Buď umíte anglicky (nebo jeden ze zbývajících 23 jazyků, do nichž byla kniha přeložena) a přečtete si knihu, nebo můžete pro začátek projít blogy, které se problematice gtd věnují. Odkazy na podle mne vyčerpávající seznamy najdete na tomto blogu.
B) Neumíte potřebný cizí jazyk, a potom vám nezbývá než zkusit některou z těchto česko-slovenských stránek .

KDY s gtd začít?

Víceméně kdykoliv. Kaizen metoda pozvolného osobního rozvoje sice naznačuje postupovat krůček po krůčku, nikoli mílovými skoky (česky se o kaizen metodě můžete dočíst na tomto blogu), ale kvůli motivaci by možná stálo začít "pěkně zostra". Sesbírejte všechno, o čem si myslíte, že je potřeba uspořádat. Je to sice namáhavý a občas i nudný krok, ale výsledek stojí zato. Projděte svoji kancelář a domácnost a všechno, co vám "nějak nesedí" shormážděte na jedno místo. Totéž udělejte se všemi myšlenkami – napište je na papír. Tip pro anglicky mluvící: pro první krok (mindsweep) najdete na stránkách 43Folders nebo, ucelenější, na Paawerfully organized (pro první "mindsweep" vyzkoušejte Ram Dump).

JAK pracovat?

Pokud budete stejní jako já, budete zpočátku nadšení vším tím rozdrobováním a ukládáním do seznamů, schránek a prográmků a – skutek utek. Nepodlehnout kouzlu "plánování" a prostě začít na úkolu pracovat. Pamatujete na ten slavný slogan? Just Do It!

PROČ se tím vůbec zaobírat?

A proč ne? Pokud jste dočetli až sem, pravděpodobně máte dojem, že s organizací vašeho času není neco v pořádku. Možná vás svírá pocit, že nejste v práci dostatečně efektivní, že spoustu času "prolelkujete" (tedy, pardon, "prokrastinujete", jak praví moderní termín (nebo můj oblíbený překlad "okolkujete"), nebo naopak nevíte, kam dřív skočit a výsledky nejsou nikde vidět, případně třeba jen nezvládáte organizovat hromady papírů, poznámek, článků a výstřižků. Důvodů může být spousta.

Tak, šest otázek je za námi. Doufám, že základní informace o gtd jste získali. Pro další informace nabízím odkazy na tyto stránky v češtině a v angličtině. Pokud byste chtěli znát odpovědi na další vaše otázky, napište je do komentáře. Na tyto stránky chodí – překvapivě – opakovaně několik lidí, kteří systém gtd aplikují ve svém životě. Určitě vám budou umět poradit.

Na závěr důležité upozornění: Gtd a Getting Things Done jsou registrované ochranné známky patřící The David Allen Company.

Poznámka na okraj pro pravidelné čtenáře tohoto blogu: Tento článek stojí na struktuře novinářských otázek, podle mého názoru jedné z nejzajímavějších metod učení se (a kontrolování toho, co již umím), kterou bychom měli naše žáky naučit.

Mohlo by vás zajímat:

linkuj.cz vybrali.sme.sk