Inspirace GTD: Jaký je další krok?

Asi nejmenší novinka, s níž David Allen přichází, je myšlenka Dalších kroků – úkolů. Úkoly se objevují v každém time-managementovém systému (TM). Seznam úkolů na den/týden/měsíc/rok si dovede sestavit udělat každý. Ne vždy ovšem uspěje v jejich splnění. Ptáte se, proč se otázka Jaký je Další krok? (What's the Next Action?) považuje za základ celého systému?

Zatímco jiné TM systémy vám poradí, abyste si úkoly zapsali a udělali je, GTD jde na to z trochu jiné strany. Když se u každého nápadu ve schránce zeptáte: Jaký je Další krok?, najednou se před vámi objeví cesta, po níž můžete vyrazit. Právě tyto splnitelné, malé kroky se objeví ve vašem seznamu úkolů (To-Do list). Je kroků ke splnění víc? Založte si projekt. Allen se nemýlí, když tvrdí, že nikdy neděláte projekt. Co plníte jsou jednotlivé fyzické kroky projektu.

Nerozumíte? Nabízím jednoduché srovnání.

Úkolem budiž třeba vytvořit žákům manuál pro psaní ročníkové práce. Klasický TM systém vede k tomuto zápisu: manuál psaní ročníkové práce. Kéž by to šlo tak lehce! Když se na psaní manuálu podívám zpětně, dohromady jsem s ním strávil asi 60 hodin. Kdybych si tento úkol napsal do denního programu, po měsíci bych byl dost nerudný z toho, jak jej neustále opisuji do dalšího a dalšího dne.

GTD na to jde jinak. Při nápadu "Vytvořit manuál pro psaní ročníkové práce" si uvědomíte Jaký je další krok? a věda si toho, že tento krok má trvat cca 5-10 minut, založíte projekt Ročníková práce. A do seznamu úkolů si poznamenáte něco jako "rozplánovat obsah", "sepsat pravidla brainstormingu" nebo "prohledat internet", abyste zjistili, zda něco podobného už někdo nevytvořil. Malý krok, který vás posune o kousek dál.

Co dělat, když mám dlouhý seznam dalších kroků?

Rozdrobování do kratších úkolů má své nedostatky: skončíte se hroznýším seznamem Dalších kroků (v současné době mi jich ThinkingRock hlásí téměř 150). Dřív jsem byl poněkud nervózní z toho, co mě čeká. Tvrdíte, že vás by to deprimovalo?

1. Uvědomte si, že tyto úkoly nemusíte udělat za jeden jediný den. Pocit, že vím, co mě čeká, mě spíše uklidňuje. Kdykoliv mám čas, podívám se do seznamu a podle toho, kolik času zbývá, vyberu úkol a začnu na něm pracovat. Nemusím mít strach, že se budou tyto úkoly neustále připomínat a stresovat mě při práci na jiných úkolech.
2. Narazíte-li na úkoly, které v tomto týdnu nehoří a o nichž víte, že je stejně nestihnete, převeďte si je do seznamu Někdy/Možná (Allen: Someday/Maybe). Během týdenní kontroly a plánování se rozhodnete, zda již nastal čas úkol v daném týdnu splnit.
3. Možná, že se vám do úkolů nechce. Potom doporučuji udělat je jako první věc, třeba hned ráno, ještě než se pustíte do čtení e-mailů nebo článků na netu.
4. Co když to není Další krok? Co když se jedná o ukrytý projekt? Ujistěte se, že se úkol skládá z opravdu jediného kroku. Pokud ne, založte další projekt a až teď napište skutečný další krok do seznamu úkolů.
5. Může se jednat o delší úkol, proto si jej rozložte do kratších úseků. Např. psaní podkladů pro výroční zprávu jsem rozdrobil na malé kousky – zprávu jsem psal doslova po odstavcích (neb mě extrémně nebavila, ve dvou dnech s X dalšími úkoly mezi).

Zní to jako samozřejmost, ale divili byste se, kolik lidí (a žáků) selže s úkoly právě proto, že je znechutí množství toho, co musí pro jednu věc udělat. Mou osobu nevyjímaje. David Allen v jednom z rozhovorů tvrdí, že se jeho seznam úkolů skládá z několika desítek krátkých kroků, jejichž splnění mu nevezme více než pět minut. Říkejte si, co chcete, ale právě fakt, že mi úkolů ubývá, považuji z hlediska motivace za extrémě důležitý.

Zaujal vás tento příspěvek? Jak si seznam úkolů sestavujete vy? Neváhejte a napište svůj komentář. Jedině výměnou zkušeností se můžeme posunout dále. V učení sebe sama i druhých.

Na závěr důležité upozornění: Gtd a Getting Things Done jsou registrované ochranné známky patřící The David Allen Company. 

Mohlo by vás zajímat:

Inspirace GTD: Co mě naučily @Kontexty?
Inspirace GTD: Schránka a třídění nápadů
Inspirace GTD: Projekt jako řešení dlouhodobého problému

linkuj.cz vybrali.sme.sk