Inspirace GTD: Co mě naučily @kontexty?

Před 6 měsíci jsem objevil systém orgranizace – GTD. Nastal čas na rekapitulaci toho, co mi GTD přineslo a jak mi pomohlo s organizací práce. V sérii příspěvků pracovně nazvané Jak jsem se stal GTDgeek projdu různé kroky GTD, které výrazně ovlivnily moji práci.

Každý systém organizace času, které jsem vyzkoušel, v jednom z kroků nutily člověka, aby se:

a) zamyslel nad svými cíli,
b) vytvořil si seznam úkolů, které chce v průběhu dne splnit.

GTD není výjimkou, jen se k seznamu úkolů chová poněkud jinak. Největší přínos z hlediska "dalších kroků", tedy seznamu úkolů, jsou pro mě @kontexty. Co to jsou kontexty?

David Allen tvrdí, že je nutné všímat si "místa", kde se bude daný úkol dělat. Na základě uvědomění si místa potom vede čtenáře k tomu, aby si sestavil různé seznamy pro různé kontexty. Nejlepší bude předvést funkci na konkrétních případech.

Takto vypadal kus mého seznam úkolů dříve:

˜ – zavolat rodičům XY
˜ – poslat mail XY
˜ – objednat materiály
˜ – prostudovat nabídku učebnice
˜ – vytisknout materiály do hodin
˜ – probrat s lidmi záležitosti ohledně osnov
˜ – vybrat materiály
˜ – školní výlet – obědy?
˜ – probrat výchovné problémy s XY
˜ – rozdat letáky pro rodiče.

Jistě, splňoval základní podmínky seznamu úkolů a klidně jsem s ním mohl být spokojený. Večer jsem si prohlédl, co jsem udělal (a na co zapomněl) a bylo mi hned líp. Jenomže, patřím mezi workoholické učitele, a tak například úkol: vytisknout materiály = tolik tisků, kolik mám hodin x počet studentů. Občas se mi stalo, že jsem si ráno zapomněl něco vytisknout a potom se snažil prodrat se frontou k obsazené kopírce.

V čem mi pomohlo GTD?

Přístup GTD k seznamům úkolů je o něco jiný.

1. Nutí člověka promyslet, jak vypadá jeden další krok. Ergo, naučil jsem se úkoly lépe formulovat a zjednodušit (tedy rozdrobit).
2. U každého úkolu si člověk musí uvědomit, jak jej splní. Ergo, uvažuji nad tím, co bude potřebovat k tomu, abych úkol provedl.

Jak vypadá upravená verze?

Inspiroval jsem se článkem Hacking a Moleskine na hyalineskies a upravil vzhled seznamu úkolů: přibyly různé kolonky.

Sloupeček |@| na první pohled prozrazuje, o jaký typ úkolu se jedná. Protože jsem více vizuální typ učení, nahrazuji # malým symbolem telefonku, "i" symbolem pro práci na počítači, e symbolem obálky apod. Prostě hračička, no.

Na každý odlišný @Kntxt si vyhradím jednu přestávku (tedy, pokud nemám dozor) a snažím se splnit všechny úkoly (zavolám do ubytovny, rodičům). Před vyučováním vytisknu všechny materiály. Občas sice vyrobím nějaký materiál až po té, co si sestavím seznam úkolů na den, nebo mi něco přibude cestou do školy. Stačí ale krátký pohled na seznam úkolů a vím, co mám tisknout (Print). Stejně tak vím, že musím sednout s výchovným poradcem nebo metodikem prevence (jména byla samozřejmě změněna) a probrat postup pro řešení nějakého problému. A vzhledem k tomu, že neustále rozdáváme nějaké lístečky pro rodiče nebo někam chodíme, snažím se vychovat si několik žáků k tomu, aby mi s vybírání/rozdáváním pomáhali. Vykřičník (!) před úkolem znamená [PR], neboli prioritní úkol. (Zbývající zkratky v šabloně seznamu vysvětlím v příspěvku Projekty&Další kroky.)

Co to ve výsledku znamená?

V průběhu posledních dvou měsíců se mi nestalo, že bych zapomněl vytisknout nějaké materiály. (Nedivte se, že se to stávalo, ale opravdu víceméně na každou svou hodinu chystám pro žáky nějaké kopie, stříhám kartičky, případně připravuji prezentaci na interaktivní tabuli a tu potom vytisknu a podklady rozdám žákům. Ano, ano. Platíme velký účet za kopie.) Mnohem rychleji se mi daří řešit problémy se zapomenutými telefonáty. Protože jsem si zvykl dělat seznam úkolů ráno u snídaně (tedy když stíhám snídat), dopředu si promýšlím obsah "složitějších" telefonátů. Od rána také vím, na kterého z žáků se musím obrátit, abych třeba dodal přihlášku do nepovinného předmětu.

Vím, že to na první pohled zní velmi "vyumělkovaně" a "přeorganizovaně". Ale jak jsem napsal v příspěvku Proč by měl učitel ovládat svůj čas, dost jsem se posledních pár let topil v drobnostech (z nichž většinu jsem si na sebe naložil sám). Přestože je konec školního roku, uzavírají se známky, chystají se podklady pro výroční zprávu, dolaďují se stovky drobností na školním vzdělávacím programu a na rozpisu autoevaluace školy na příští rok, rekonstruuje se bydlení a já nevím co ještě, zatím jsem si v té pověstné hluboké vodě v bílé, porcelánové míse ani nesmočil palec.

Zaujal vás tento příspěvěk? Mohlo by vás ještě zajímat:

(Stručný) Průvodce systémem GTD
Inspirace GTD: Schránka a třídění nápadů

Jakým způsobem řešíte hrůzné administrativní požadavky vy? Neváhejte a připojte svůj komentář. Jedině výměnou zkušeností se můžeme posunout dále. V učení sebe sama i druhých.

Na závěr důležité upozornění: Gtd a Getting Things Done jsou registrované ochranné známky patřící The David Allen Company. 

linkuj.cz vybrali.sme.sk